Свадебные новости

Свадебный координатор в Чернигове. Помощь свадебного распорядителя

Что Вам нужно сделать до свадьбы и в ёё день, если свадебный координатор не нанят?

За две недели до свадьбы:

1. Обзвонить всех подрядчиков работающих на Вашей свадьбе, уточнить помнят ли они о дате торжества и ничего ли не поменялось по условиям работы.
2. Уточнить у ресторана особенности и время выноса блюд, окончательно согласовать меню, оговорить количество алкогольных и безалкогольных напитков и их подачу.
3. Выяснить у фотографа и видеографа нюансы передвижения, локации на которых будет происходить фотосъемка, время их работы от и до, наличие авто (стоимость их передвижений с вами в день свадьбы), бытовые нюансы. 
4. Позвонить ведущему, узнать время которое ему нужно для сбора и проверки аппаратуры на площадке. Узнать что у него с собой будет со спец. эффектов, атрибутов на конкурсы, что нужно докупить. Время работы на площадке от и до. Договориться про все обряды, нюансы и запреты на некоторые конкурсы. Как он добирается на площадку и уезжает с неё?
5. Обзвонить все забронированные машины, проверить помнят ли они про работу на Вашей свадьбе. Если будут иногородние гости, тогда обеспечить машину или автобус и определить ответственного человека который встретит их.
6. Набрать ведущей церемонии, уточнить все детали и нюансы, попросить план церемонии, текст и отправить ей мелодии для выходов. 
7. Если снимаете номер, позвонить в отель и проверить бронь. Узнать во сколько можно заехать и когда выезд, решить на чей паспорт будет оформлен номер.
8. Позвонить парикмахеру и визажисту, узнать время их приезда и время работы, как добирается к невесте, уточнить адрес приезда?
9. Позвонить кондитерам, уточнить все детали количества веса свадебного торта по количеству человек и времени доставки.
  1. Позвонить декораторам, проверить как у них идет процесс подготовки, пройтись по всему списку выбранного вами декора на свадьбу. Проверить список флористики. Уточнить сколько занимает времени их работа. Если ещё не внесена предоплата, узнать её сумму и когда нужно внести оставшуюся сумму.
11. Начать писать всем подрядчикам план дня, кто где и во сколько должен быть и что делать, что взять с собой и САМОЕ главное, во сколько должны закончить работу.
12. Если на свадьбе будет шоу программа, прозвонить всем артистам и узнать что им нужно для выступления, продолжительность их выступления, количество человек выступающих, нужно кормить или нет, гримерка нужна или нет, какое время нужно на подготовку. (бытовой и технический райдер). Если приглашаете звёзд, уточнить как добираются, когда делать саунд чек, нужно ли размещать в гостинице и т.д.

За неделю до свадьбы:

13. Сделать и разослать всем подрядчикам подробный тайминг план в котором четко должно быть прописано поминутно где и во сколько должны они находиться, дресс-код.
14. Написать отдельный план дня для невесты и жениха и родителей молодоженов.
15. Если что-то заказывали через интернет или по почте, проверить чтобы это пришло за 5 дней до свадьбы (если придет не то что хотелось, будет возможность заменить)
16. Заехать в ресторан, утвердить меню и оплатить 80% всей суммы.
17. Отвезти деньги декораторам и флористам
18 Составить список тостующих на свадьбе с подробным описанием гостей.
19. Сделать схему рассадки и отправить на печать, или отправить декораторам, назначить ответственных за встречу и рассадку гостей на площадке. 

За три дня до свадьбы:

20. Сложить все атрибуты для выездной церемонии (рушники для икон, на который становиться и на каравай, бокалы забрать у декораторов, шампанское)
21. Сложить все элементы декора для утра невесты, для прогулки.
22. Отвезти ведущему или передать координатору подарки гостям, подарки для конкурсов. Если есть изменения в списке гостей и тостующих предупредить ведущего, координатора, декораторов.
23 Забрать платье из салона, подготовить фату, туфли, украшения

За день до свадьбы: 

24.Позвонить подрядчику по машинам и рассказать подробный маршрут на завтра, дополнительно выслать смс адрес прибытия, время и контактный номер ответственного за машины ( это должен быть отдельный человек, который на протяжении всех передвижений, будет контролировать этот процесс, и он должен быть с утра в том месте куда подъехали главные машины)
25.Позвонить флористу и сказать точное время когда заберете букет бутоньерки и все что нужно утром для сборов жениха и невесты. Если будет доставка, указать точное место и время (адрес, подъезд, квартира, код подъезда), и оставить номер телефона ответственного за флористику.
26. Позвонить декораторам и узнать все ли готово на завтра, пройтись еще раз по списку заказанного
27. Сложить вещи для второго дня, спаковать в чемодан все что пригодиться в отеле.
28.Если каравай нужен с самого утра, забрать каравай.
29.Отгладить костюм, рубашку, жилет, галстук и собрать все принадлежности
30. Позвонить иногородним гостям, сказать где и во сколько и кто их встретит, дать номер человека ответственного за это (назначить ответственного за встречу и расселение гостей)
31. Если заказана церемония в ЗАГС - сдать паспорта на регистрацию, сложить все необходимое для церемонии (конфеты, шампанское, бокалы, подушечка для колец, кольца)
32. Если выездная, записать всю музыку на 2 флешки, подписать каждую для чего и с какой минуты запускать.

В день свадьбы:

В месте сборов невесты

33.Позвонить разбудить парикмахера и визажиста, проконтролировать их приезд.
34.Отправить к флористам за букетом и бутоньерками ответственного, или встретить доставку.
35. В ресторане встретить и проконтролировать приезд декораторов и флористов. (отдельно закрепленный человек)
36. Если съемка в отеле, найти отдельный номер для сборов жениха и оплатить дневное использование.
37. Встретить декораторов для декора места пробуждения невесты и встречи жениха с невестой. Показать им где они могут размещаться на площадке и где могут хранить цветы, до начала монтажа, чтобы они не завяли ( помещение с охлаждением), где могут перекусить, если заказаны обеды для них, показать к кому обращаться для их получения.;
38.Встретить и проконтролировать приезд фотографа и видеографа, провести в нужный номер, или в нужную комнату( отдельно ответственный человек).
39. Проконтролировать приезд машин, привести декораторов для того чтобы украсить машины.
40.Встретить иногородних гостей, расселить по номерам или квартирам.
41. Если будет дополнительное освещение, проконтролировать приезд и установку света.
42. Если дополнительные комплекты аппаратуры, проконтролировать приезд и установку, тест аппаратуры.
43. Постоянно контролировать время съемки, чтобы не затягивался процесс, подгонять фотографа и видеографа, следить чтобы встреча жениха и невесты и выезд на прогулку были по времени.
44.Начало монтажа зоны выездной церемонии, проконтролировать все процессы, приезд декораторов, флористов, диджея и ведущей. Тест аппаратуры, пробная зачитка текста. Готовность за час до начала церемонии (отдельный ответственный человек)
45. Контроль начала расстановки фуршета и сладостей в зону выездной церемонии
46. Если на прогулке будет отдельная фото-зона, проследить за тем, чтобы декораторы успели ее сделать до приезда жениха с невестой (отдельный человек)
47. В ресторане проследить за тем чтобы все скатерти, чехлы, банты были хорошо отглажены. Все столы которые нужны для свадьбы должны стоять на своих местах, включая стол для диджея, подарков, кенди бара и т.д.
48. В месте где будет церемония, ответственный должен быть за 1 час до самой церемонии. Если кто-то из гостей придет раньше, нужно встретить и провести туда, где гости смогут присесть, либо в специальную лаунж-зону. 
49. Все это время следить за процессом передвижения съемки и жениха с невестой.
50. Встретить кондитеров, проследить чтобы выставили кенди бар, поставили торт в холодильник (проверить чтобы в холодильнике не было мяса или рыбы). Если будет сырный бар, так чтобы все нарезали и проставили названия сыров и сладостей. Если коктейль бар, чтобы выставили бутылочки с названием коктейля. Свериться по списку все ли есть, после рассчитаться( отдельный ответственный человек)
51.Встретить ведущего, проверить по списку все ли он с собой взял, все ли атрибуты на конкурсы, тексты, списки гостей и т.д. Проверить работу всей его аппаратуры, чтобы провода были приклеены и никто не спотыкался об них
52. Если на церемонии будет живая музыка или квартеты, встретить и посадить их в нужное месте, обговоренное перед этим.
53. Встретить жениха и невесту, отвести их в нужное помещение, привести в порядок платье невесты, подправить макияж и прическу. Выставить в определенной последовательности всех кто будет выходить на выездной церемонии. Договориться с ведущей чтобы она всех посадила. Если будут рассыпать лепестки , нести кольца дети, найти и привести их и проинструктировать. Проинструктировать свидетелей и родителей. После начала церемонии, слушать внимательно музыку, чтобы знать кто сейчас едет, выпускать по определенной очередности. (отдельный человек)
54. После окончания, забрать подарки и цветы и отнести в ресторан, а деньги отнести в номер в сейф, или отвезти домой в надежное место.
55.Расплатиться с церемониймейстером, диджеем, флористами, декораторами, с инструменталистами.
56. Если на свадьбе будут выступать инструментальные ансамбли, бенды, нужно чтобы приехали за час до начала свадьбы, прорепетировали пару песен, чтобы выставить всю аппаратуру так как нужно и звучание было хорошее. Найти гримерку где бы они могли переодеться и отдохнуть, если выступать больше 30 минут.
57.Если запускаем что-то на проекторе или телевизоре, все это подключить и установить, сделать тестовый запуск от начала и до конца.
58.По окончанию церемонии, в ресторане должны быть накрыты столы, фуршет и напитки.
59.Предупредить ведущего о том, что церемония закончилась и гости уже едут или идут в ресторан.
60.Если кто-то будет встречать гостей (мим, живые скульптуры, саксофон, ансамбль и т.д.) проконтролировать чтобы приехали заблаговременно, найти им гримерку, провести саунд чек. На время приезда гостей, все должны быть по местам, музыка играть.
61.По приезду жениха и невесты, нужно рассчитаться со всеми авто.
62. На самой свадьбе, назначить ответственного за ресторан, к нему могут обращаться по всем вопросам дозаказа или остачи чего либо. Этот человек должен следить за выносом блюд, и тем что находиться на столах.
63. Побеспокоиться о том чтобы покормили всех подрядчиков которые работают на свадьбе с утра.
64. Перед началом первого танца, отдать на флешке диджею мелодию для танца. С ведущим обговорить все нюансы танца и его начала. Если есть спецэфекты, проверить чтобы все подрядчики были на местах и готовы. 
65. Если выступают ансабли, приготовить их для выступления в перерыве.
66. Если есть еще шоу программа, нужно встретить подрядчиков и отвести туда где они смогут переодеться и приготовиться к выступлению.
67.Сказать ведущему когда точно показываем лав стори или другие видео или слайд шоу.
68.Если на улице или в помещение будет что-то поджигаться. Нужно договориться про пожарную сигнализацию, если будет пиротехника встретить подрядчиков. Выставить все по предварительному плану, зажечь в нужный момент. По итогу рассчитаться с подрядчиком.
69. Если кто-то из молодоженов делает подарок, помочь все организовать, вынести все атрибуты в нужное время и запустить вместе с диджеем нужную музыку, а ведущему объявить.
70.Всем кто отработал на свадьбе, сразу оплачивать их услуги.
71.Если по окончанию вечера будут шарики, фаер шоу или салют, встретить подрядчиков, показать место выступления, сообщить ведущему о том что артисты или пиротехники уже приехали. По окончанию выступления оплатить услугу(отдельный ответственный)
72.Если будет шоу на которое нужно отсутствие света, нужно договориться с администратором про его выключение, а потом включение.
73. Подготовить подарки гостям на отдельном столике, по желанию, разложить перед банкетом каждому возле/на тарелку.
74. Подготовить торт к выносу, проследить чтобы поставили на специальную подставку, или же столик. Проверить наличие ножа и лопатки. Если каждому гостю отдельный мини тортик, так проследить чтобы их достали из холодильника не раньше чем за 15 минут до выноса.
75. По окончанию торжества, рассчитаться с рестораном, ведущим, диджеем и теми кто работает до окончания свадьбы.
76. Позвонить декораторам, сказать когда приезжать на демонтаж.
77. Помочь иногородним гостям вызвать такси или позвонить автобусу и проследить чтобы все удачно выехали.
Made on
Tilda